Ouvrir un coffee shop

Les clés pour ouvrir son coffee shop ou son salon de thé

Vous avez pour idée d'ouvrir votre propre établissement dans le secteur d'activité du coffee shop ; il est essentiel d'avoir une ligne directrice afin de mener à bien votre projet. Vous devez définir votre activité, cerner les problématiques éventuelles, les solutions qui pourront y répondre. Le plus important est de bien prendre conscience que le statut de chef d'entreprise n'est pas toujours un doux rêve. Parfois les problèmes sont réguliers et on se retrouve bien souvent seul devant les embûches. Il faut par conséquent, bien se connaître et savoir si l'on est capable de compter uniquement sur soi devant des difficultés. Il est nécessaire d'avoir conscience du temps de travail considérable à prévoir (en moyenne 50 à 70 heures/semaine) sans prendre de congé ni de weekend la première année et ne pas compter les premiers mois sur le versement d'une rémunération. Ça c'est pour le côté négatif mais soyons plus optimiste...

Entreprendre c'est aussi devenir libre des décisions d'un employeur en étant son propre patron, c'est choisir son propre emploi du temps et si tout va bien l'objectif est de s'enrichir à la fois en se versant une rémunération régulière ou en fin d'année et à la fois investir dans un fonds de commerce qui pourra être vendu lorsque le prêt contracté aura été remboursé.

Avoir recours à un réseau de franchise permet d'obtenir directement un savoir-faire et de pallier à toutes ces questions et problématiques que rencontre les entrepreneurs indépendants. La franchise telle que nous l'avons conçue permet de réduire son temps de travail voire de ne pas travailler du tout dans l'établissement et de se verser directement une rémunération.

Mon activité et mes produits

Le créneau

Il est primordial de définir précisément l'activité que l'on veut. Je voudrais m'orienter sur un commerce de pâtisseries "faits maison" car je suis passionné par la cuisine et je souhaite faire cela au quotidien. Je souhaite plutôt m'orienter sur un concept de jus de fruits en proposant plein de sortes de jus et de cocktails sans alcool. A l'inverse, je souhaite réduire ma gamme de produits sucrés et plutôt avoir une activité le midi et le soir sur de la petite restauration, type sandwichs et salades... Il est nécessaire d'identifier ce que je veux faire et sur quel créneau je veux m'orienter. Beaucoup de concepts fleurissent sur internet et il est facile de piquer des idées à droite, à gauche et de s'approprier quelques bonnes recettes...

La gamme

L'étape suivante est la partie la plus intéressante lorsqu’on ouvre son coffee shop : tester et goûter ! Il faut faire appel à vos qualités de cuisinier et/ou de testeur mais aussi demander à votre entourage de devenir votre cobaye. Il faut tester puis tester encore, contacter des fournisseurs et feuilleter les catalogues. Pensez à prévoir des produits qui ne seront pas tout de suite à la carte mais qui pourront devenir des nouveautés 6 mois après l'ouverture (les clients sont friands des "News") ; il ne faut pas les négliger. Notez toutes vos recettes (les bonnes et les mauvaises) sur un cahier que vous pourrez consulter ultérieurement.

Chez Miss Cookies Coffee, on prévoit des nouveautés par an. Chaque nouveau produit est testé dans notre magasin test avant d’être ajouté à la carte du réseau.

Les tarifs

Il est nécessaire de fixer dès à présent les tarifs que vous allez proposer à vos clients. Pour cela vous devez définir votre positionnement : plutôt haut de gamme ou plutôt des tarifs abordables. Puis il est nécessaire de réaliser une étude locale de Marché en analysant la concurrence, le flux potentiel de clients dans le quartier visé, etc... Pour information, on dit qu'un établissement capte 1% de la fréquentation d'une rue (exemple : 13 000 passants au quotidien représentent environ 130 clients susceptibles de venir chez vous). C'est un chiffre à prendre avec une relative précaution. Nous vous invitons à vous rendre sur une actualité réalisé le 03 mars 2017 qui va vous permettre de vous aider à fixer vos tarifs : Prix du coffee shop. Prenez soin d'appliquer la bonne TVA aux bons produits. Dans le cas contraire, vous risquez une grosse amende en cas d'infraction et cela peut être rétroactif (TVA à 5,5%, 10%, 20%, sur place ou à emporter, famille de produits et au prorata pour les Menus et Formules). Vous devez être capable de définir un ticket moyen et un nombre de clients par jour ce qui vous permettra d'évaluer un CA prévisionnel : ces chiffres sont essentiels ; votre banquier vous les demandera.

Les fournisseurs

Il est nécessaire de définir avec quels fournisseurs vous allez travailler. Il faut prendre en compte les produits proposés, les tarifs, les conditions de livraisons (minimum de prix ou de cartons), les fréquences de livraisons, le type de produits (frais, secs, surgelés, non périssables, emballages...). Il faut minimiser le nombre de fournisseurs. Un grand nombre de fournisseurs sera plus difficile à gérer.

Être membre du réseau Miss Cookies Coffee permet d’avoir une multitude de fournisseurs donc accès à un grand nombre de produits à des tarifs négociés, ce qui vous permettra de réaliser de véritables économies.

L'hygiène :

Le volet « hygiène » ne vous parle sûrement pas trop car ce n’est pas l’idée qu’on se fait lorsqu’on image son concept. Toutefois, il est nécessaire de l’appréhender dès maintenant lorsqu’on souhaite ouvrir son coffee shop. Chez Miss Cookies Coffee, la plupart de ces étapes sont informatisées, contrôlées et historisées.

La formation

Rapprochez-vous de votre comptable qui saura certainement vous conseiller sur la formation à réaliser. Vous pouvez consulter la CCI et la CMA de votre département. Une formation de création d’entreprise est obligatoire et une formation à l'hygiène est également obligatoire pour tout commerce qui a une activité de restauration. Cette formation obligatoire vous donne les bases de l'hygiène et vos obligations en tant que chef d'entreprise. Il faut prendre conscience que lorsque vous nourrissez des individus, vous engagez votre responsabilité en tant que chef d'entreprise et vous devez veiller à ne pas faire d'impair en matière d'hygiène (risque d'intoxication).

L'affichage

Vous avez des obligations en termes d'affichages vis à vis des clients ; vous pouvez les retrouver sur le site Légifrance - obligations d'affichage des produits. Vous devez afficher aux clients toutes les informations obligatoires et de manière visible (valeurs énergétiques, origines des viandes, contenances, allergènes, offres, contenus, ingrédients, tarifs… pour ne citer que les principaux). Les associations de consommateurs et la DGCCRF sauront vous rappeler à l'ordre.

L'étiquetage et la traçabilité

Le suivi des produits et la traçabilité des denrées alimentaires sont des éléments essentiels. Vous devez conserver les étiquetages de vos produits (DLC, dates d'ouverture, numéros de lots).

Ma clientèle cible

A cette étape il faut définir votre clientèle. C’est une étape clé pour ouvrir son coffee shop. Est-ce que vous vous orientez sur une clientèle familiale ou plutôt sur une clientèle jeune ou encore des hommes et femmes d'affaires. Vous pensez toucher plutôt des femmes ou encore des hommes. Il est indispensable de caractériser votre clientèle type afin que vous puissiez avoir une gamme de produits correspondante (ex : ne misez pas tout sur les petits déjeuners si vous remarquez que la rue dans laquelle vous allez ouvrir, s'anime qu'à partir de 11h00). Soyez cohérent et objectif dans votre démarche. Vous devez déterminer votre cœur de cible. Est-ce que je souhaite m'adresser précisément à ce type de clientèle ? Cela vous donnera votre axe de communication. (ex : les familles : alors je miserai davantage sur une communication familiale et sympathique. A l'inverse, je souhaite avoir pour cœur de cible une clientèle branchée d'hommes d'affaires : alors j'aurai une communication orientée sur les nouvelles tendances, les repas d'affaires, etc.…)

Mon image

Charte graphique

C'est une étape assez importante et intéressante car vous devez alors mettre sur le papier votre concept que vous imaginez dans votre esprit. Vous devez choisir les couleurs de votre enseigne, votre logo, votre écriture. Cette charte graphique doit être uniforme, symbolique et représentative de votre concept.

Ma communication

Pour ouvrir son coffee shop il est essentiel d’anticiper la communication de l’enseigne. Il faut prévoir votre PAM (Plan d’Action Marketing) toujours plusieurs mois à l’avance pour préparer et organiser vos nouveautés et vos actions commerciales. Préparer les visuels, les publicités et les offres en fonction de la météo, de la saison ou encore d’évènements particuliers.

Mon emplacement

L’emplacement est l’élément le plus important. Privilégiez un emplacement bien situé, proche de votre clientèle cible. Le choix de l’emplacement lorsqu’on ouvre son coffee shop est le critère à ne pas négliger. Un bon concept mal situé ne sera pas forcément source de succès.

Le bail commercial

Vous avez trouvé le local de vos rêves et vous voulez ouvrir votre coffee shop au plus vite, pourtant c’est l’étape ou il est nécessaire de prendre son temps. Ne vous pressez pas pour signer le bail. Au contraire, prenez le temps de le lire et de revoir les points qui vous semblent négatifs ou qui seront sources de problème pour votre activité. Prenez soin de négocier ou de vous faire entourer par des avocats spécialisés qui feront la négociation à votre place.

Surface

Identifiez la surface nécessaire à votre exploitation. Vous souhaitez faire uniquement de l’emporté ou vous préférez au contraire accueillir vos clients au sein de votre coffee shop. Quoi qu’il en soit, prenez en compte le linéaire de vitrine, la possibilité d’aménager une terrasse ou encore la visibilité (recul nécessaire pour être vu). Le plus simple, lorsque l’on souhaite ouvrir son coffee shop et qu’on a une idée bien précise de son concept, est de connaitre la surface minimum et maximum que l’on a besoin.

Agencement

L’agencement est un point sur lequel il ne faut pas lésiner. Un local aux angles droits ou bien proportionné sera plus facile à aménager. L‘activité de coffee shop nécessite bien souvent un espace pour les salariés (vestiaire + détente), un espace de stockage (produits secs), un espace de production ou de fabrication (cuisine), un espace pour l’encaissement (comptoir), un espace pour le client (salle + toilettes), un local privé (bureau) et une réserve (rangements produits ménagers + local poubelle). Pensez dès cette étape au côté pratique et à la marche en avant des produits.

La formation barista

On ne s’improvise pas barista du jour au lendemain et dorénavant les clients sont de plus en plus exigeants sur la qualité de leurs produits et sur la connaissance du café. Il est indispensable de réaliser une formation auprès d’un spécialiste. Votre torréfacteur saura certainement vous assurer une formation barista digne ce nom.

Miss Cookies Coffee assure une formation barista de la production des grain de café en passant par la torréfaction et jusqu’à la réalisation des boissons (mélanges des saveurs, réalisation de la mousse de lait et aisance dans les manipulations et la gestuelle).

Les travaux d'aménagement

Charte architecturale

La charte architecturale est l’ensemble des éléments faisant référence au concept. Un bon concept même constitué d’une seule unité doit être réfléchi en totalité. Le mobilier, les luminaires, l’enseigne ou encore la décoration doivent être uniforme. Vous devez penser à l’architecture de votre local avant de pouvoir ouvrir votre coffee shop.

Sécurité

Il ne faut pas lésiner sur ce poste. Bien au contraire, en cas de problème, vous êtes le seul responsable et votre assurance saura vous le rappeler. Si l’un de vos clients vous attaque pour avoir glissé alors que le sol était mouillé, vous devrez en assumer les conséquences sauf si vous avez respecté la procédure adaptée et cela est un exemple parmi tant d’autres. Ne prenez pas le poste sécurité à la légère et encore moins lorsqu’il s’agit de vos salariés.

Obligations

En tant que commerçant recevant du public, vous êtes tenu de respecter tout un tas de consignes notamment en ce qui concerne l’affichage, certaines mentions, l’information et toutes les démarches en mairie et auprès des autorités compétentes (mairie, Urssaf, préfecture, sdis…)

Le matériel

Le matériel doit correspondre à un cahier des charges codifié selon le nombre de personnes que vous pouvez recevoir (résistance au feu par exemple). Prenez soin d’équiper votre établissement des éléments obligatoires notamment pour lutter contre les incendies.

Devenir chef d'entreprise

Comptabilité

Ouvrir son coffee shop c’est aussi tenir une comptabilité à jour et cela au quotidien. Vous êtes obligé de faire appel à un comptable pour qu’il valide votre comptabilité. Vous devez rendre des comptes pour chaque opération financière que vous allez réaliser (achats, ventes, tickets, abonnements…)

Financement

Bien souvent nos candidats à la franchise disposent d’un capital de départ et font un complément de financement en souscrivant un prêt auprès d’une banque. Il est par conséquent nécessaire de consulter plusieurs banques. En face de vous, vous aurez à faire à un conseiller financier qui s’occupe uniquement des professionnels. Vous devez donc présenter « patte blanche » (pas de mouvements bancaires inexpliqués sur votre compte personnel et un dossier bancaire « béton »). Vous devez convaincre le conseiller financier de vous prêter et que votre enseigne sera rentable.

Juridique

Et oui, qui dit ouvrir son coffee shop, dit aussi avoir des notions de juridique. Rassurez-vous, cela viendra avec l’expérience.  Vous devrez faire davantage confiance à votre bon sens. Vous devez être capable de vous engager en connaissance de cause, savoir relire les contrats (avec votre banque, votre mutuelle, votre assurance, votre comptable, vos partenaires, vos fournisseurs…) Ne signez jamais quelque chose sans bien comprendre le sens.

Gestion

En ouvrant votre coffee shop vous allez devenir un véritable gestionnaire. En tant que chef d’entreprise, vous êtes responsable de la bonne santé de votre société. Vous devrez donc jugez seul de la possibilité de faire ou non certains achats ou encore d’établir la stratégie de votre entreprise. Vous devez donc agir en bon chef de famille vis-à-vis de votre entreprise et personne ne sera là pour vous aiguiller sauf votre comptable mais qui aura parfois un langage inaudible et seulement une fois par an.

Devenir employeur

Devenir employeur est tout un art. Vous comprendrez vite à vos dépends que gérer du personnel est difficile et en particulier dans le domaine de la restauration. Gérer des enfants n'est pas toujours facile, gérer des adultes c’est encore plus difficile et cela au sein d’une entreprise avec un Droit du travail qui ne cesse de s’alourdir.

Nous facilitons grandement la gestion des collaborateurs pour nos franchisés en leur donnant les clés de la réussite (stratégies managériales, comportements à adopter, fiches de formation, droits et obligations sous formes de fiches, les recettes pour réussir, process, check list, challenges, récompenses, cohésions, droits et méthodes disciplinaires, lettres, contrats, gestion optimisé et automatisé par informatique…)

Le droit du travail

Avant même de devenir chef d’entreprise, vous êtes certainement au courant de la complexité du Code du Travail. Et pourtant, il est indispensable de connaître vos droits et vos devoirs en tant qu’employeur car vos salariés sont bien souvent au courant de vos obligations en matière de droits du travail. Si vous ne mettez pas en place une procédure pour vos embauches et votre gestion de l’équipe, vous courrez droit à la catastrophe car dans la restauration rapide le turn over est assez important et les risques de prud’homme assez élevés.

Conscient de cela, nous avons mis en place des process optimisé afin de nous assurer que chaque collaborateur au sein de chaque établissement Miss Cookies Coffee se plaise au sein de l’entreprise et soit performant tout évitant le risque prudhommal.

La formation

Prenez soin de mettre en place un cahier de formation avec des fiches sémantiques afin de minimiser le temps de formation de chaque nouveau collaborateur. Prévoyez des fiches par poste de travail (vendeur, préparateur…) ou encore par statut (employé, manager, gérant…) Plus un employé est autonome rapidement, plus vous pourrez prendre du temps pour développer votre activité.

Les tenues de travail

Pensez aux tenues de travail ; elles participent à l’image et au sérieux que dégage l’enseigne vis-à-vis de vos clients. Mais attention, celles-ci doivent être cohérentes avec le concept. Pensez au nettoyage des tenues ; Il est assuré par l’employeur ou par les salariés selon le cas ; il faudra le prévoir au contrat de travail.

La franchise Miss Cookies Coffee, une solution pour répondre à toutes ces questions :

Entreprendre en France est un parcours semé d'embûches et qui peut s'avérer pour certains une réelle difficulté avant même d'exercer le métier ciblé. Nous avons rencontré toutes ces difficultés et nous en rencontrons encore aujourd'hui. Face à toutes ces problématiques, nous avons forgé des compétences issues de notre propre expérience et nous avons apporté des solutions à chaque problème. Toutes ces solutions sont profitables à l'ensemble du réseau et chaque franchisé en reçoit les bénéfices. Ouvrir son coffee shop devient alors un « jeu d’enfant » ou presque !

Quels sont les conseils pour ouvrir un coffee shop ? Quelle est l'aide que l'on peut recevoir pour ouvrir son salon de thé ? Comment ouvrir son café barista ?

Nous sommes confrontés au quotidien à toutes ces questions de la part de nos candidats à la franchise. Certains voudront être complètement indépendants, d'autres être gérants d'un établissement.

La franchise, c'est un entre-deux, le parfait compromis : chaque franchisé est chef d'entreprise et prend ces décisions en ce qui concerne la gestion de son entreprise, son emploi du temps ou encore sa rémunération. Il est accompagné de « A à Z » sur toutes ces questions et une aide précieuse est assurée via le savoir-faire et l'ensemble des partenaires du réseau. En contrepartie, le franchisé s'engage à respecter les consignes qui font la valeur du réseau.

Bon nombre de réseaux n'accompagnent pas leurs franchisés sur ces questions qui nous semblent toutefois essentielles chez Miss Cookies Coffee pour prétendre à obtenir un réseau de qualité, gage de réussite et de prospérité.

Bien souvent, nos candidats à la franchise nous posent nombre de questions sur l'accompagnement et l'assistance que nous assurons auprès d'eux, dont voici certaines réponses :

Le local commercial peut être recherché par le franchisé ou bien par le franchiseur. Le loyer et le bail commercial sont négociés avec l'aide du franchiseur par l'intermédiaire de l'avocat spécialisé. L'agencement des locaux est effectué en concertation avec le franchisé, le franchiseur, l'architecte et l'agenceur de l'enseigne en conformité avec la charte architecturale de Miss Cookies Coffee (cahier de concept avec les éléments référencés). Les travaux sont réalisés par le maître d'œuvre partenaire de l'enseigne, ce qui assure le respect des délais des travaux. Pour chaque chantier, le maître d’œuvre réalise des appels d'offres (parfois nationaux) diminuant ainsi considérablement le coût de réalisation des travaux. Une étude de la concurrence et du Marché propre à chaque local est réalisée par nos soins. Une aide au montage du dossier bancaire est assurée auprès du franchisé via des accords-cadres réalisés avec des banques nationales. Des conseils sont également donnés aux franchisés sur le montage juridique de leur société ou des aides auxquelles ils peuvent prétendre.

Nous veillons à ce que toutes les obligations légales soient respectées en matière de :

- Hygiène (Marche en avant, HACCP, traçabilité, origine des viandes, DLC, DLC secondaires, bureau d'analyse, nettoyage, désinfection, rangement et classification des produits périssables, matériel obligatoire, relevés quotidiens des températures, nuisibles, protocole et hygiène corporelle, déchets...)

- Sécurité (incendie, sprinklage, bouton arrêt d'urgence, extincteur H2O, extincteur à poudre, suivi du contrôle annuel, afficheur, disjoncteur sécurité, plafonds et murs avec mousse anti-feu, mobilier anti-feu, plan d'évacuation, sortie de secours, hotte et extraction avec gaine protégée, VMC, numéro d'urgence...)

- Accessibilité (dimensions obligatoires, barre de maintien, diamètre de rotation obligatoire, mise aux normes d'accessibilité, accès caisse enregistreuse, afficheur numérique tarif PMR, macaron PMR, sécurité évacuation attentat...)

- Affichage consommateur (étiquetage, tarifs, TVA, volumes et quantités, origine des viandes, valeurs nutritionnelles, allergènes, produits surgelés, DLC consommateur, composition produits, moyens de paiement autorisés, interdiction de fumer...)

- Droit du travail (planning et délais obligatoires, validation des heures des salariés, contrat type des salariés, affichage convention collective, document unique des risques professionnels, informations juridiques obligatoires, directives de l'enseigne, notes de services régulières à l'attention des franchisés (congés, aides d'état, subventions, nouvelles obligations...)

- Obligations légales de la façade (dépôt du dossier d'aménagement en mairie ou autre autorité compétente, demande d'enseigne, affichage des horaires d'ouverture, affichage extérieur des tarifs, demande d'aménagement de terrasse et mobilier extérieur, store et lambrequin, vitrophanie...)

L'assistance et l'aide du franchiseur se fait en continu sur les éléments administratifs et les obligations légales mais également sur des éléments plus concrets comme la communication et le marketing (réalisation de visuels, bâches commerciales, flyers, fonds de plateaux, cartes des menus, affiches commerciales, discours clientèle, mots clés, visuels borne de commande, visuels sur les menus board, communication sur les réseaux sociaux, visuels sur TV intelligente, application dédiée, mailing, message texto push, presse radio, presse écrite, presse TV, merchandising, agencement vitrine, gestion des flux clients, offres commerciales, nouveaux produits, saisonnalité, rotation produits... )
Une assistance est faite également auprès des fournisseurs nationaux et européens (logistique facilitée, contrats cadres, remises commerciales, effet grossistes, augmentation de la marge commerciale, délais de paiement négociés, augmentation des bénéfices ...)

La franchise Miss Cookies Coffee peut s’avérer être la solution idéale pour ouvrir son coffee shop. On est à la fois son propre patron, libre de ses propres décisions, tout en obtenant un savoir-faire, des solutions, un suivi et une aide en faisant partie d’un réseau.

L'équipe rédactionnelle de Miss Cookies Coffee